Dicas para fazer a gestão financeira da escola em 2023

Iron Augusto Müller
Contador, mestre em Controladoria, Tesoureiro do Sinepe/RS e Consultor Empresarial.

A gestão financeira da escola está assentada em seis pilares norteadores. São eles: Gestão pedagógica da escola (é a atividade fim da Escola, razão de sua existência); Gestão administrativa da escola (que gerencia os recursos materiais, físicos e financeiros da instituição); Gestão financeira da escola (que consiste em gerir os recursos financeiros, é o pilar que cuida da saúde financeira da organização); Gestão de recursos humanos da escola (envolve lidar com o corpo docente, o corpo discente, os pais e os funcionários); Gestão da comunicação da escola (trata da comunicação feita para além dos muros da escola); e Controle acadêmico escolar (que faz referência à gestão dos alunos, englobando documentação, matrículas, gestão de turmas, etc.) 

O objetivo principal da boa gestão financeira é fazer com que os recursos estejam disponíveis no momento certo e necessário para o bom funcionamento da organização, fazendo com que essa alcance seus objetivos de negócios. Em poucas palavras, é o gerenciamento das receitas e das despesas das instituições de ensino.

Para isso, a Escola deverá minimamente:

• Elaborar um orçamento financeiro; 
• Fazer gestão de fluxo de caixa; 
• E, acompanhar indicadores de performance financeira da escola.

A elaboração do Orçamento Financeiro da Escola requer a participação dos setores vitais da organização. É preciso sintonia com o planejamento da Gestão Pedagógica, Administrativa e Recursos Humanos para que todos tenham conhecimento de onde a organização está saindo, e onde pretende chegar.

O Fluxo de Caixa não é uma ferramenta que deixará a sua escola mais rentável, mas sim um método de controle que trará organização para a aplicação dos recursos de maneira que ele esteja disponível na hora certa e necessária para cumprir com os compromissos da organização. Não resolve dizer que a escola está muito bem economicamente, que possui um bom valor a receber, se não tiver os recursos disponíveis na hora da necessidade.

E por fim, acompanhar os Indicadores, para que sejam tomadas decisões cumprindo o planejado, ou em tempo de corrigi-las, se necessário.

Um elemento muito importante na organização das finanças da Escola é a precificação assertiva. O que vem a ser isso? É a definição dos valores das mensalidades de acordo com a necessidade de cobrir os custos e despesas da escola, bem como seus investimentos. O valor da mensalidade abaixo das necessidades da escola, certamente trará um resultado de insolvência. 

Por outro lado, a fixação de mensalidades acima do que o mercado possa absorver também trará problemas por falta de alunos. Então, a definição do valor das mensalidades deverá levar em conta as necessidades da escola, mas também o poder de pagamento da clientela. Caso as necessidades ultrapassem o poder de pagamento da clientela, é necessário cortar custos, cortar despesas e replanejar a Gestão Administrativa e talvez também a Gestão Pedagógica.

O Cuidado com a Inadimplência

A inadimplência escolar prejudica todo o seu planejamento e o fluxo de caixa da sua escola. Afinal, é um valor que não chega até o caixa da organização na data planejada

Além disso, a inadimplência prejudica o relacionamento da escola com os pais e responsáveis pelos alunos. É possível, por exemplo, que eles passem a evitar o ambiente escolar por saberem que estão em atraso com a instituição. E, por fim, há o risco de que uma dívida mal cobrada pode afetar o relacionamento com a família, trazendo riscos na hora da renovação da matrícula.

Há receita para uma boa gestão financeira? Na verdade, não há uma receita de bolo. O que existe são algumas premissas e ações que são indispensáveis para uma boa gestão:

• Gastar menos do que recebe e dentro do planejado;
• Planejar seus próximos passos financeiros;
• Realizar investimentos pontuais e assertivos;
• Guardar dinheiro, criando uma reserva de emergência;

Especialmente para quem conta com parcos recursos, é condição que o investimento realizado não consuma todas as reservas da escola, especialmente quando o retorno do investimento seja lento ou insuficiente para gerar resultados satisfatórios.

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