Por que é preciso fazer a transformação digital da IES?

Fábio Reis

Licenciado em História, Doutor em História Social pela Universidade de São Paulo, Diretor de Inovação e Redes de Cooperação do Semesp, Secretário Executivo da MetaRed Brasil, Presidente do Consórcio STHEM Brasil e Consultor da área de Inovação Acadêmica da Faesa

O tema transformação digital (TD) é um assunto recorrente em nossos debates e está na pauta dos gestores. Recentemente, em conversa com um reitor, falamos sobre por que uma IES deve investir na TD. Antes de falar do porquê, vou apresentar algumas definições e fazer uma rápida análise de contexto, para facilitar a compreensão. 

No site da Educase, encontramos boas análises e uma definição que nos leva a entender a TD como “o processo de otimização e transformação das operações, direções estratégicas e propostas de valor das instituições, através de mudanças profundas e coordenadas em cultura, pessoal e tecnologia”. 

A Amazon entende a TD como um “processo que uma organização aplica para integrar tecnologias digitais em todas as áreas de um negócio, modificando fundamentalmente a maneira como ela agrega valor aos clientes”. A Starse, como o “processo de mudança ou melhoria de desempenho de um modelo de negócio corporativo, com base na utilização de ferramentas digitais e tecnologias inovadoras, para que ocorra a substituição de práticas exercidas anteriormente, aprimorando ainda mais a experiência do cliente, bem como a obtenção de vantagens competitivas”. No site da FIA, encontramos a seguinte definição: “é uma mudança de mentalidade que as empresas passam com o objetivo de se tornarem mais modernas e acompanharem os avanços tecnológicos que não param de surgir”.  

“A transformação digital tem como alicerce o uso das tecnologias, mas […] o que garante o sucesso é a mudança de mentalidade, é a abertura para o novo, é a vontade de priorizar a experiência dos usuários, especialmente dos estudantes.”

Fábio Reis

As definições são convergentes e apontam semelhanças nos conceitos, com palavras que são chaves para compreender a TD: processo, estratégias para otimizar, competitividade, mudança de cultura e mentalidade, integração das tecnologias, novas tecnologias e melhoria do desempenho institucional e aprimoramento da experiência do cliente. A TD não é um modismo, é uma necessidade. O tema está presente nos debates desde a década de 1990, todavia, com o avanço das tecnologias da informação e com a pandemia, o debate sobre o tema se intensificou. Há uma tentativa de se compreender seu significado, impacto e importância para as IES. 

Os últimos dois anos foram de crises e de aprendizados, que abriram espaço para as oportunidades. O contexto é de escassez de recursos financeiros, dificuldade de captar novos estudantes, concorrência intensa e baseada no preço das mensalidades, desconfiança sobre o valor do ensino superior, novos concorrentes que oferecem formação para o mercado de trabalho com preço e tempo menores, avanço dos negócios da educação, disponibilidade de novas tecnologias, mudança do comportamento e dos valores dos jovens, entre outros fatores que incidem na dinâmica e organização das IES. Num ambiente de incertezas, todos esses fatores estão em um liquidificador, sendo misturados. Imagine o caldo complexo e difícil de descrever, com a mistura de tudo isto. A sensação é de que precisamos fazer mais, com menos recursos e melhor. 

Cabe ao gestor zelar pela viabilidade financeira da instituição e pela qualidade da oferta do serviço educacional. Ele, provavelmente, busca melhorar a eficiência institucional através de processos que otimizam o desempenho financeiro, garantam a perenidade da IES, intensifiquem as experiências e a satisfação dos usuários e qualifiquem o modelo acadêmico, porque é isto que, no “final do dia”, garante a superação das crises e o sucesso institucional. 

Portanto, tendo como parâmetro esse contexto, porque uma IES precisa fazer TD? Uma resposta possível é: para melhorar a performance dos processos, serviços e projetos acadêmicos e administrativos, com estratégias que utilizem a tecnologia digital, garantam a boa experiência dos usuários e gerem mudanças na cultura institucional. A TD deve proporcionar a otimização da operação institucional ou até ser um dos pilares da mudança do modelo de negócio. 

A transformação digital não é uma ação que se faz em um ano. Ela é um processo que requer planejamento e o desenho de um plano. A IES que se propõe a fazer TD precisa estar disposta a mapear as tecnologias disponíveis, a destinar um orçamento para viabilizar essa transformação, a designar um grupo responsável pelo projeto e a ter uma “carta de navegação”, para saber aonde quer chegar. 

A TD, ao melhorar os processos e torná-los ágeis na secretaria acadêmica e em outros setores, ao fornecer indicadores de desempenho e possibilitar a análise preditiva das informações institucionais, ao melhorar a experiência do usuário e a aprendizagem dos estudantes e ao ter a tecnologia como instrumento de mudança institucional, indica que desconsiderá-la é navegar por tempestades, considerá-la como estratégia é buscar luz e perspectiva de um futuro provavelmente saudável.   

A transformação digital tem como alicerce o uso das tecnologias, mas não é isto que garante o sucesso da transformação. O que garante o sucesso é a mudança de mentalidade, é a abertura para o novo, é a vontade de priorizar a experiência dos usuários, especialmente dos estudantes. 

O gestor de uma IES, ao declarar que prioriza a TD terá que induzir a instituição a utilizar as tecnologias digitais nos seus diversos setores, com planejamento. Muito provavelmente, as instituições já possuem ações e processos de TD, mas é importante que as ações estejam conectadas, desenhadas e planejadas, para que não se transformem em “penduricalhos de tecnologias” fragmentadas.  

Espero que os gestores iniciem ou fortaleçam a transformação em diferentes setores da IES, mas façam isso o mais rápido possível. Definitivamente, conhecer e utilizar os recursos tecnológicos digitais indica que a IES quer melhorar seu desempenho acadêmico e administrativo.

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