Como as escolas preservam sua história

Uma instituição que presenciou várias décadas começarem e trazerem consigo mudanças tanto nos métodos de ensino quanto nas tecnologias para facilitar a aprendizagem, com certeza, sabe o peso que há no registro de todas essas transformações. Das páginas amareladas das atas de reuniões aos registros fotográficos digitais compartilhados nas redes sociais, tudo captura o que faz uma escola acontecer e marcar gerações de alunos, colaboradores e professores.

Equilibrar as questões burocráticas do regimento escolar com a necessidade de preservar a memória afetiva da comunidade que o constrói tem sido um dos grandes desafios dos gestores. Longe de ser uma simples catalogação de documentos, o acervo institucional vem se consolidando como um valioso instrumento de relacionamento e identidade. Em um cenário em que o avanço tecnológico e até questões ligadas ao clima, como a enchente de 2024, exigem respostas rápidas das escolas, organizar, preservar e, em alguns casos, digitalizar materiais tornou-se uma estratégia cultural e pedagógica.

A doutora em História e professora da Universidade Franciscana (UFN), Paula Ciochetto, afirma que é preciso um cuidado não apenas com o valor científico, mas também social dos registros. Ela defende que a memória institucional vai além do ambiente escolar, relacionando-se com a sociedade e com a cidade na qual a escola está localizada. “O registro é um bem coletivo, não apenas pessoal ou interno, em que a memória é mantida em constante transformação, superando a ideia de ser apenas um espaço estático ou burocrático”, reforça.

Especialmente para instituições que possuem uma trajetória longa, manter os registros atualizados e bem conservados é um desafio. Fernanda Kieling Pedrazzi, professora do Departamento de Arquivologia da Universidade Federal de Santa Maria (UFSM), orienta que o primeiro passo é entender o material que se tem em mãos. O ideal, segundo ela, é contar com o suporte técnico de um arquivista ou estagiário da área. Na ausência desse profissional, a escola pode designar um grupo de trabalho interno para realizar um primeiro levantamento.

“O arquivo reflete o que as pessoas fizeram, sendo um testemunho vivo do passado. Somente com um diagnóstico da situação documental será possível tomar providências para um bom uso das informações acumuladas”, explica a professora.

Nesse processo de mapeamento, documentos que costumam ser vistos como burocráticos revelam sua face histórica. É o caso do regimento escolar e dos livros de atas. Longe de serem apenas manuais de regras e deveres, Fernanda aponta que eles são documentos fundadores que guardam as normas válidas em cada época, funcionando como pontes que resguardam o que foi mais importante na trajetória e na evolução pedagógica da instituição.

Centro de memória e resgate oral

Uma escola é feita de documentos oficiais, mas outros objetos também ajudam a contar histórias e a estabelecer o vínculo com a comunidade escolar. Uniformes antigos, boletins e trabalhos de diferentes gerações de alunos podem integrar os arquivos da escola e ajudar a formar uma espécie de centro de documentação que vai além do papel e das assinaturas.

Para incorporar objetos tridimensionais (museais), Fernanda indica a parceria com historiadores e museólogos, pois isso enriquece os processos de registro. No entanto, algumas decisões simples podem garantir o começo de uma catalogação de qualidade. A padronização de registros, como o termo de doação detalhando o nome do antigo proprietário, a história do item e sua futura localização, garante que o objeto não perca sua relação com a escola ao longo dos anos.

Outra estratégia valiosa é a coleta de depoimentos de ex-diretores, funcionários aposentados e antigos alunos. Porém, a professora faz um alerta metodológico importante: capturar essas vozes significa dar origem a um documento novo, o que traz responsabilidades de manutenção. O principal entrave, nesse caso, é a obsolescência tecnológica das mídias. A equipe responsável deve lembrar que está produzindo algo novo e que passa a ter responsabilidade por sua preservação e possibilidade de acesso. 

Um exemplo são os CDs, nos quais podem ser guardadas fotos e vídeos, mas cujo acesso a computadores e outros aparelhos para serem rodados tornou-se restrito nos últimos anos. “É preciso, com frequência, tornar acessível o material por meio de outra mídia”, adverte Fernanda.

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Cuidados na eliminação de arquivos

Por falar em tecnologias, o cenário atual das escolas é híbrido: documentos em papel convivem com os chamados natos digitais, ou seja, criados e tramitados diretamente nos sistemas virtuais utilizados pela escola. Para o acervo digitalizado ou gerado digitalmente, a regra continua sendo a migração constante de mídias e a atualização de ferramentas de leitura. Bancos de dados eficientes e novos recursos baseados em Inteligência Artificial (IA) surgem como grandes aliados para acompanhar e potencializar as buscas e o acesso rápido às informações.

Fernanda faz uma ressalva crucial para os gestores que buscam espaço físico: juridicamente, o representante digital ainda não valida o descarte do original físico em programas de digitalização simples. Para reduzir a massa documental de forma legal e segura, a escola precisa instituir uma comissão de avaliação de documentos que identifique o que possui valor secundário e deve ser mantido arquivado na escola, e os materiais que já cumpriram a sua função ou não são importantes para a historiografia escolar.

“Uma vez que seja eliminado, o documento original não retornará jamais. Como não temos uma bola de cristal para saber de um possível uso futuro do documento, é preciso ter cautela ao eliminar algo. As gerações vindouras agradecem o cuidado”, pontua a professora.

Um século de histórias em Gravataí

Tal cuidado com os materiais que fazem a história de uma instituição ganha ainda mais importância em datas comemorativas, nas quais a memória é sempre uma parte importante das celebrações. Atingir o centenário dentro da área da educação é um marco que coloca as instituições não apenas em um período de festividades, mas que demanda um mergulho profundo nas próprias raízes.

O ano de 2026 marca os 100 anos do Colégio Dom Feliciano, de Gravataí, que sediou, recentemente, um dos encontros das regionais do SINEPE/RS. A instituição tem transformado o desafio de organizar décadas de história em um case prático de gestão de memória.

Mais do que buscar documentos, o acervo do colégio foi resgatado para funcionar como um elo entre o passado e o futuro. E este desafio começou pelo diagnóstico e pela centralização das fontes. O primeiro passo prático consistiu em inventariar o acervo físico de maior peso institucional, como os livros de atas, os registros de matrículas das primeiras décadas e os diários oficiais. A partir desse mapeamento, a equipe estabeleceu uma linha do tempo.

“Esse documento reúne os grandes marcos institucionais de 1926 a 2026, funcionando como um esqueleto que valida e ancora qualquer campanha ou narrativa publicitária que a escola decida colocar na rua”, conta a assistente de comunicação da instituição, Ana Cristina Cardoso Braum.

No processo de modernização e transição para o ambiente digital, o Dom Feliciano utilizou uma linha de corte que seguiu critérios rígidos de relevância legal e acadêmica. Todos os documentos que dizem respeito à vida escolar dos estudantes, como históricos e certificados, foram digitalizados. Paralelamente, o colégio mantém a guarda física obrigatória do arquivo de documentação acadêmica dos alunos. Atualmente, essa engrenagem é centralizada no GV College, sistema de gestão e portal acadêmico oficial utilizado pelo colégio, que funciona como um canal seguro para o tráfego de dados, serviços e comunicação com as famílias.

Na hora de recontar a história centenária para a comunidade escolar, o papel do setor de comunicação e marketing da instituição foi muito além do apelo emocional. Este atuou diretamente no cruzamento da memória afetiva, composta por depoimentos, lembranças de funcionários e fotos de família, com os dados oficiais validados pelos relatórios e documentos da escola. Esse rigor metodológico garante o chamado brand safety (segurança de marca).

“Ao assegurar que cada dado divulgado nas comemorações possui precisão histórica comprovada, a reputação da instituição é blindada contra inconsistências”, explica Ana.

A temporada comemorativa do aniversário da instituição, que começou a ser preparada ainda em 2025, incluiu a criação de um logo do centenário e também a produção de um vídeo institucional. Para garantir o sucesso dessas produções, a estruturação do acervo da escola foi essencial, assim como a participação de ex-alunos e professores, que trouxeram contribuições não apenas físicas, mas lembranças que permitem compreender como a escola enfrentou os diferentes cenários da educação e da sociedade como um todo.

Gestão híbrida no registro acadêmico 

Também centenário, o Colégio Gonzaga, em Pelotas, mantém um setor de registro acadêmico com relíquias que remontam a 1925. O acervo exige manutenção vitalícia de documentos de alunos e professores, cumprindo as diretrizes da Lei de Diretrizes e Bases (LDB) e as resoluções do Conselho Estadual de Educação (CEEd/RS).

À frente dessa tarefa desde 2020, a secretária de registro acadêmico, Etiene de Azevedo, relata que o desafio inicial foi centralizar os arquivos da escola e criar um método ágil de localização, hoje estruturado em pastas numeradas, separadas pelo ano de saída do estudante e nível de ensino, com controle catalogado via planilhas digitais.

“Unificar registros sensíveis, como laudos médicos de alunos com necessidades especiais, que anteriormente estavam fragmentados em diferentes setores da escola, foi algo desafiador para garantir a centralização e a proteção desses dados tão importantes”, relata.

O acervo histórico de regimentos internos e planos político-pedagógicos salvaguardados por Etiene serve como um termômetro das transformações sociais. Neles são registrados desde a evolução das regras internas da instituição, como o uso do celular, até o suporte a pesquisas externas de pessoas interessadas na biografia de ex-alunos da tradicional instituição pelotense.

“Recentemente, um cineasta nos procurou, pois está realizando pesquisa para um filme sobre um filósofo que estudou aqui. Colaborar para contar essas histórias só é possível por conta da organização do acervo”, recorda.

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